A preocupação com o armazenamento de documentos digitais levou o Conselho Nacional de Justiça a criar novas normas para o recebimento, arquivamento e acesso a materiais relativos a autos de processos judiciais e administrativos. Para o gerenciamento desses documentos, os órgãos do Judiciário deverão disponibilizar solução tecnológica, que permita sua gestão e tratamento arquivístico, a exemplo do Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq). Caberá aos tribunais garantir o acesso às partes.
Informações sensíveis ou que envolvam riscos de violação de intimidade terão classificação especial
A partir de agora, quando a parte em um processo judicial eletrônico fizer a juntada de documento digital de tamanho ou extensão incompatíveis com o sistema oficial, o tribunal deverá oferecer uma solução tecnológica que permita o arquivamento, como determinam as regras aprovadas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Além disso, o documento ou a mídia digital que, por qualquer motivo, não puder ser anexado ao sistema de processo eletrônico do tribunal ou ao RDC-Arq, deverá ser relacionado em certidão padronizada pelo tribunal.
O objetivo da nova regulamentação é assegurar a uniformidade, a segurança e a disponibilidade de documentos digitais que, por razões técnicas, não podem ser inseridos nos sistemas processuais. O entendimento está baseado na Lei 13.964/2019, que aperfeiçoa a legislação penal e processual penal, e na Lei 11.419/2006, que trata da informatização do processo judicial.
Em seu relatório, o presidente do CNJ, ministro Luiz Fux, destacou que “deve-se preservar a cadeia de custódia de documentos digitais no Poder Judiciário, na forma do artigo 158-A do Código de Processo Penal, sobretudo porque aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, conforme o artigo 25 da Lei 8.159/1991”.
Fux também lembrou que é imprescindível observar as diretrizes e normas já estipuladas de gestão de memória e de gestão documental por meio do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), previstas na Resolução CNJ n. 324/2020. Os tribunais terão o prazo de seis meses para dar cumprimento à resolução,
No caso de documentos ou mídias digitais que representem risco à violação da intimidade ou que sejam especialmente sensíveis, será feita uma identificação à parte, como documento “reservado/sensível” e o arquivo ganhará o grau mais elevado de sigilo. Somente usuários designados poderão acessar esses documentos, como já acontece no acesso ao RDC-Arq ou às mídias e aos dispositivos externos que armazenem documentos ou arquivos sensíveis.